11 сервисов для создания базы знаний

Это структурированный набор документов, шаблонов, контактов, инструкций и прочей информации, которая может быть вам полезна. Она помогает сохранять накопленные знания, быстро находить нужные данные и делиться опытом.

База знаний может быть как личной, так и корпоративной. Часто даже у одного человека копится много разрозненных данных: распечатки, записи на стикерах, заметки в телефоне, избранные сообщения в чате. Многое теряется, а что-то вообще не фиксируется. А что говорить о компании с тысячами сотрудников? Если не собирать информацию в едином пространстве и не уметь пользоваться этой базой, наступит хаос.

Таким образом, база знаний для сотрудников помогает при онбординге, содержит всю важную документацию, ускоряет процессы и предотвращает споры между коллегами.

Для этого нужно определиться с пространством, в котором будет храниться ваша информация. Чтобы понять, какой из сервисов вам подходит, обратите внимание на несколько параметров:

Чаще всего, чтобы оценить возможности сервиса, можно воспользоваться бесплатным тарифом или пробным периодом.

Бесплатный тариф: 1 пользователь, можно создать 500 страниц и публиковать документы.
Платные тарифы: от 500 рублей в месяц за все возможности Тильды.

На любом тарифе Тильды, помимо других проектов, можно создать единственный Docs-проект. В нем организуйте до 500 страниц — это будет ваша база знаний Тильда.

Внутри понятный блочный редактор, где можно работать с текстом, прикреплять видео, изображения, ссылки. Вы можете даже экспериментировать с цветами текста, фонами и типографикой, расставляю в скучных чёрно-белых документах цветные акценты. Созданные страницы и папки, к которым можно задать иконки, легко перемещать по базе, чтобы лучше структурировать материал.

Чтобы поделиться документом из вашей библиотеки знаний, опубликуйте его и отправьте ссылку. На тарифе Business страницы можно закрывать паролем. Если для редактуры вам нужны другие пользователи Тильды, каждому из них можно купить доступ (от 360 рублей в месяц) и добавить всех в проект. А ещё вы можете передать свою базу знаний на другой аккаунт.

Плюсы:

• бесплатный доступ ко всем возможностям Tilda Docs;
• адаптация под мобильные устройства;
• понятный редактор;
• сохраняется история изменений;
• доступ и к другим сервисам Тильды для создания сайтов, блогов и прочего (отдельно оплачивать их не нужно).

Минусы:

• нельзя подключить свой домен;
• нельзя вставить некоторые форматы (например, таблицы).

Бесплатная версия: команда до 5 человек, можно вместить 100 документов объёмом до 200 Мб на пользователя, только публичные документы.
Платные тарифы: от 259 рублей за человека в месяц.

Интерфейс похож на Notion, откуда легко перенести данные по API и через HTML-архив. Есть встроенная Вика AI, которая помогает сгенерировать или улучшить текст, составить конспект.

Интуитивно понятный редактор со всеми стандартными возможностями: добавить аудио, видео, таблицы, чек-листы и так далее. Можно оставлять комментарии и упоминать коллег.

База знаний — это только один из сервисов рабочего пространства Weeek. На платформу в целом и сервисы по отдельности есть свои тарифы. Например, увеличить размер команды можно в тарифах на платформу, а добавить управление доступами — прокачав базу знаний. Но купить второе невозможно без первого: тариф Weeek не может быть ниже, чем тариф его отдельных сервисов.

Плюсы:

• оперативная техподдержка;
• понятный интерфейс;
• подробная инструкция;
• удобно для совместной работы.

Минусы:

• тариф платформы не может быть ниже, чем тариф его отдельных сервисов.

Бесплатный тариф: неограниченное количество пользователей, 1 база знаний компании, импорт базы знаний, 5 ГБ.
Платные тарифы: от 1990 рублей в месяц за всю команду.

Интерфейс как у конструктора сайтов. Например, можно добавить блоки с текстом, медиафайлами, контактами, выбрать дизайн для ПК и мобильной версии. Шаблона два: в тёмной и светлой теме. Есть умный поиск по фильтрам.

За платную подписку вам разрешают создавать больше проектов, экспортировать базу знаний (без приложенных к ней документов, файлов и видео), предлагают поддержку в онлайн-чате, увеличивают хранилище.

Внутри сервиса, помимо базы знаний, есть также много других полезных вещей: искусственный интеллект CoPilot, CRM, ведение задач и проектов и так далее. В Битрикс маркете для установки доступны также внешние приложения от партнёров платформы (телефония, мессенджеры платёжные системы и другие).

Плюсы:

• цены за всех пользователей, а не за каждого;
• версия для ПК и для смартфона;
• много интеграций;
• мобильное приложение.

Минусы:

• оперативная поддержка операторов только на платных тарифах.

Бесплатный тариф: до 5 пользователей.
Платный тариф: от 1652,78 рублей в месяц за каждого следующего сотрудника.

Можно создать несколько рабочих пространств. Но внутри пространства тяжеловато разобраться и нужно покопаться в инструкциях.

Зато можно ставить лайки и комментировать материал. На основе этого формируются популярные статьи. У пользователя также отображаются его избранные статьи, недавно просмотренные, последние изменённые им и обязательные для прочтения файлы.

Кстати, если вы раньше вели базу знаний в Notion, то по заявке менеджеры HiHub помогут перенести все данные.

В Битриксе24 можно установить бесплатное приложение HiHub и использовать преимущества сразу двух платформ. Но если вы уже построили базу знаний на сайте HiHub, то в Битриксе она не отобразится, и её придётся переносить вручную.

Плюсы:

• поддержка быстро отвечает в Телеграмме.
• скидки;
• бесплатный годовой доступ для образовательных и благотворительных учреждений;
• есть приложение.

Минусы:

• навязывание подписки на рассылку новостей;
• данные из базы данных, созданной на сайте, не отображаются в приложении.

Бесплатный тариф: до 7 пользователей, до 1000 статей, до 30 пространств, 2 ГБ, один файл до 100 МБ.
Платные тарифы: от 199 рублей в месяц за пользователя.

Хорошая альтернатива Notion для совместной работы с коллегами: можно ставить метки, комментировать, редактировать одновременно, упоминать. Кстати, из Notion и Confluence можно перенести документы по API и из архива. В платных версиях есть, например, AI-ассистент, телеграм-бот с оперативной поддержкой, аналитика. Эти и другие функции можно оценить за 15 дней пробного периода.

Приятный интерфейс и понятный редактор. Есть интерактивные доски, умные таблицы, интеллект-карты и другие инструменты визуализации. По материалам базы знаний можно создать курсы, которые помогут усвоить сотрудникам информацию.

Плюсы:

• есть мобильное приложение;
• удобно для коллективной работы;
• понятный редактор с разными инструментами для визуализации;
• можно сделать обучающие курсы по базе знаний.

Минусы:

• поддержка только в платных версиях;
• можно расширить объём хранилища, но за деньги.

Бесплатный тариф: до 5 пользователей, 5 ГБ хранилища, безлимитное число гостей и документов.
Платные тарифы: от 249 рублей за пользователя в месяц.

Позиционируют себя как надежную российскую альтернативу Notion и Confluence. Визуально и функционально редактор очень похож на Notion. Можно создавать документы, расписания, календарь, списки, бесконечные доски, где удобно, например, рисовать. На выбор Markdown, WYSIWYG или горячие клавиши — кому как удобнее. Есть тёмная и светлая темы.

По умолчанию есть личная коллекция, закрытая от чужих глаз. Доступ к общей коллекции можно легко настроить, как в Googlе Docs, с возможностью просмотра и редактирования. Удобно работать с коллегами в документе одновременно.

Плюсы:

• много интеграций;
• есть скидки для некоммерческих и образовательных организаций;
• чаты с разработчиками.

Минусы:

• AI-ассистент в бесплатной версии не работает.

База знаний этой платформы доступна только на платном тарифе Про: 5090 рублей в месяц. За это 30 пользователей, 5 админов и 100 ГБ.

Ещё один аналог Notion. Есть подробная инструкция по переносу данных оттуда, а также из Confluence, Jira, Trello, Yandex Tracker.

Приятный и понятный интерфейс. База знаний состоит из статей. Папка здесь — это, собственно, тоже статья, только родительская, внутри которой можно создавать новые статьи. Статьи легко перемещать между «папками», копировать.

Можно создать публичный раздел для клиентов и встроить его, например, в сайт компании, а редактировать в сервисе. Обновляться раздел на сайте будет автоматически. Для знакомства есть 14 пробных дней и бесплатные онлайн-консультации.

Интеграция с BitBucket, GitLab, UseResponse, сервисами аналитики.

Плюсы:

• 20% кэшбека за пользователя, пришедшего по вашей реферальной ссылке;
• публичный раздел для клиентов на вашем сайте, а управление разделом — на сервисе;
• автодействия.

Минусы:

• техподдержка в чате отвечает долго (или не отвечает вообще), иногда выдаёт информацию с ошибками;
• только платно, хоть и без ограничения функционала.

Бесплатный сервис. Но есть ограничения: максимум можно создать 10 000 страниц, а хранилище всего на 5 Гб.

Увеличить объём можно, создав и подключив к сервису хранилище в Yandex Object Storage. Стоимость использования Yandex Object Storagе складывается из нескольких параметров (класса, объёма хранилища и пр.). Например, 100 ГБ стандартного хранилища без дополнительных плюшек вам обойдётся в 199 рублей в месяц.

По умолчанию в рабочем пространстве есть два раздела: общий и личный. В обоих можно настроить доступ к страницам на своё усмотрение.

Два редактора на выбор: визуальный WYSIWYG (новый) и разметка YFM, расширенная версия Markdown (старый). Светлая и тёмная темы интерфейса. Легко изменять структуру и отслеживать изменения, экспортировать как сами страницы, так и прикреплённые к ним файлы. Можно помечать страницы устаревшими и ссылаться на актуальные, оставлять комментарии.

Интеграция с сервисами Яндекс: Yandex Forms, Yandex Tracker, Яндекс Метрика.

Плюсы:

• всё бесплатно;
• поддержка быстро отвечает в чате;
• удобный редактор.

Минусы:

• всего 5 Гб хранилища.

Бесплатный тариф: 1 пользователь, до 20 статей, до 5 курсов в месяц.
Платные тарифы: от 1900 рублей за 3 месяца + 250 рублей за каждого нового человека.

Редактор с блочной структурой. По умолчанию для примера забиты демо-данные, которые можно удалить. Сервис формирует также отчёты, где видны доступ, количество просмотров, автор, дата создания статьи.

Интересна интеграция с академией. Это один из инструментов платформы, позволяющий ускорить и упростить обучение сотрудников. На основе статей базы знаний вы создаёте проверочные вопросы, которые можно преобразовать в обучающие курсы. Подойдёт тем, кто не просто хочет собрать всю информацию в одном месте, но и убедиться, что человек её запомнил. Сервис помогает учить работать с базой знаний и постоянно ею пользоваться.

Для настройки можно записаться на консультацию со специалистом или пройти бесплатный онлайн-курс с тестами после каждой статьи.

Плюсы:

• мобильное приложение;
• по материалам можно создать обучающие курсы и проконтролировать их прохождение сотрудниками;
• хорошие объясняющие статьи и видео, демо-данные для понимания;
• 10% с каждого платежа приведенного вами клиента в течение года;
• операторы поддержки отвечают быстро.

Минусы:

• интеграций мало, но через Albato можно подключить сервисы, которые вам нужны;
• можно установить мессенджер Platrum и чат GPT, но платно.

Бесплатный тариф: включает весь функционал по работе с базой данных; число участников не ограничено.
Платные тарифы: от 420 рублей в месяц за человека за дополнительные модули (скрам, учёт времени, Канбан и другие).

Блочный редактор со стандартным набором (текст, фото, видео, ссылки, код и прочее). Возможность сослаться на внешние и внутренние файлы, причём в последних доступна ссылка на конкретные части текста. Можно просматривать прикреплённые документы из Googlе Docs прямо внутри, если включить превью.

На каждую новую тему можно создавать отдельные доски. Документы и папки легко перемещать в рабочих пространствах. Если вы хотите сделать открытую базу знаний, например, для клиентов, надо опубликовать корневую папку на домене Kaiten. При этом любые документы и папки внутри можно скрыть.

Публикации можно делать в виде новостной ленты. Тогда читатель увидит заголовок, превью, изображение и дату публикации.

Плюсы:

• новостная лента;
• удобно для совместного редактирования;
• бесплатно.

Минусы:

• общение со службой поддержки только по почте.

Бесплатный тариф: нет.
Платные тарифы: от 12 900 рублей в месяц.

Ещё одна альтернатива Notion, куда можно перенести данные из заграничных сервисов. В самой дешёвой версии вы получите возможность создавать любое количество проектов, 500 страниц, подключить двух авторов бесплатно и занять 5 Gb хранилища. За каждого дополнительного пользователя придётся заплатить по 500 рублей.

Разместить базу знаний предлагают на сервере или в облаке. Все функции платформы можно опробовать за 14 дней без оплаты в облаке. Если что-то осталось непонятным, техподдержка объяснит на онлайн-встрече.

Внешне редактор похож на Word, поэтому всё довольно привычно и понятно. По умолчанию есть пример проекта, где показаны все возможности редактора. Например, как разнообразить документ выпадающим, всплывающим текстом или раскрываемым полем.

Плюсы:

• есть AI-помощник;
• много интеграций;
• чат с поддержкой;
• хранение на сервере или в облаке на выбор.

Минусы:

• нет бесплатной версии.