11 сервисов для создания базы знаний

Подборка актуальных платформ, которые заменят вам Notion
Популярные зарубежные платформы для ведения базы знаний ушли с российского рынка. Но есть немало достойных отечественных аналогов Notion и Confluence, которые упростят рабочие процессы и избавят от хлопот с оплатой за границу. В статье расскажем, зачем вам пригодится база знаний, и рассмотрим сервисы для её создания.

Что такое база знаний

Это структурированный набор документов, шаблонов, контактов, инструкций и прочей информации, которая может быть вам полезна. Она помогает сохранять накопленные знания, быстро находить нужные данные и делиться опытом.

База знаний может быть как личной, так и корпоративной. Часто даже у одного человека копится много разрозненных данных: распечатки, записи на стикерах, заметки в телефоне, избранные сообщения в чате. Многое теряется, а что-то вообще не фиксируется. А что говорить о компании с тысячами сотрудников? Если не собирать информацию в едином пространстве и не уметь пользоваться этой базой, наступит хаос.

Примеры использования баз знаний:
  • Компания открыла филиал в другом городе. Новые сотрудники, подключившись к общей базе, оперативно получили все данные из головного офиса: туториалы, образцы, регламенты.

  • Дизайнер собрал для клиента сайт. И на этой же платформе подготовил все инструкции и пояснения (например, Tilda и её внутренний сервис Tilda Docs).

  • Маркетолог собрал личную базу знанию со списком полезных шаблонов, ссылками на рабочие сервисы и конспектами с пройденных курсов.

  • Клиент звонит в колл-центр компании с вопросом. Оператор по ключевым словам в течение минуты находит в базе знаний ответ.

Таким образом, база знаний для сотрудников помогает при онбординге, содержит всю важную документацию, ускоряет процессы и предотвращает споры между коллегами.

Как создать базу знаний

Для этого нужно определиться с пространством, в котором будет храниться ваша информация. Чтобы понять, какой из сервисов вам подходит, обратите внимание на несколько параметров:
1
Сколько человек будет пользоваться базой знаний, создавать и просматривать документы.
2
Насколько понятен интерфейс редактора.
3
Легко ли управлять структурой базы: перемещать документы, создавать папки.
4
Есть ли бесплатная версия и хватает ли вам её функционала.
5
Какой объём хранилища предлагает платформа.
6
Есть ли оперативная техподдержка.
7
Есть ли возможность интеграции с другими сервисами. Например, если вы захотите добавить ещё какие-нибудь функции или перенести данные.
Чаще всего, чтобы оценить возможности сервиса, можно воспользоваться бесплатным тарифом или пробным периодом.

Сервисы для создания базы знаний

Бесплатный тариф: за других пользователей нужно доплачивать; нельзя ограничить доступ к опубликованным страницам.
Платные тарифы: от 500 рублей в месяц за полную коллекцию других возможностей Тильды.
На любом тарифе Тильды, помимо других проектов, можно создать единственный Docs-проект. В нем организуйте до 500 страниц — это будет ваша база знаний Тильда.

Внутри понятный блочный редактор, где можно работать с текстом, прикреплять видео, изображения, ссылки. Вы можете даже экспериментировать с цветами текста, фонами и типографикой, расставляю в скучных чёрно-белых документах цветные акценты. Созданные страницы и папки, к которым можно задать иконки, легко перемещать по базе, чтобы лучше структурировать материал.

Чтобы поделиться документом из вашей библиотеки знаний, опубликуйте его и отправьте ссылку. Если для редактуры вам нужны другие пользователи Тильды, каждому из них можно купить доступ (от 360 рублей в месяц) и добавить всех в проект. А ещё вы можете передать свою базу знаний на другой аккаунт.

Плюсы:
  • бесплатный доступ ко всем возможностям Tilda Docs;
  • адаптация под мобильные устройства;
  • понятный редактор;
  • сохраняется история изменений;
  • доступ и к другим сервисам Тильды для создания сайтов, блогов и прочего (отдельно оплачивать их не нужно).

Минусы:
  • нет чата с онлайн-поддержкой, но можно оставить заявку с вопросом специалистам;
  • нельзя вставить некоторые форматы (например, таблицы).
Бесплатная версия: команда до 5 человек, можно вместить 100 документов объёмом до 200 Мб на пользователя, только публичные документы.
Платные тарифы: от 259 рублей за человека в месяц.
Интерфейс похож на Notion, откуда легко перенести данные по API и через HTML-архив. Есть встроенная Вика AI, которая помогает сгенерировать или улучшить текст, составить конспект.

Интуитивно понятный редактор со всеми стандартными возможностями: добавить аудио, видео, таблицы, чек-листы и так далее. Можно оставлять комментарии и упоминать коллег.

База знаний — это только один из сервисов рабочего пространства Weeek. На платформу в целом и сервисы по отдельности есть свои тарифы. Например, увеличить размер команды можно в тарифах на платформу, а добавить управление доступами — прокачав базу знаний. Но купить второе невозможно без первого: тариф Weeek не может быть ниже, чем тариф его отдельных сервисов.

Плюсы:
  • оперативная техподдержка;
  • понятный интерфейс;
  • подробная инструкция;
  • удобно для совместной работы.

Минусы:
  • тариф платформы не может быть ниже, чем тариф его отдельных сервисов.
Бесплатный тариф: неограниченное количество пользователей, 1 база знаний компании, импорт базы знаний, 5 ГБ.
Платные тарифы: от 1990 рублей в месяц за всю команду.

Интерфейс как у конструктора сайтов. Например, можно добавить блоки с текстом, медиафайлами, контактами, выбрать дизайн для ПК и мобильной версии. Шаблона два: в тёмной и светлой теме. Есть умный поиск по фильтрам.
За платную подписку вам разрешают создавать больше проектов, экспортировать базу знаний (без приложенных к ней документов, файлов и видео), предлагают поддержку в онлайн-чате, увеличивают хранилище.

Внутри сервиса, помимо базы знаний, есть также много других полезных вещей: искусственный интеллект CoPilot, CRM, ведение задач и проектов и так далее. В Битрикс маркете для установки доступны также внешние приложения от партнёров платформы (телефония, мессенджеры платёжные системы и другие).

Плюсы:
  • цены за всех пользователей, а не за каждого;
  • версия для ПК и для смартфона;
  • много интеграций;
  • мобильное приложение.

Минусы:
  • оперативная поддержка операторов только на платных тарифах.
Бесплатный тариф: до 5 пользователей.
Платный тариф: от 1652,78 рублей в месяц за каждого следующего сотрудника.
Можно создать несколько рабочих пространств. Но внутри пространства тяжеловато разобраться и нужно покопаться в инструкциях.

Зато можно ставить лайки и комментировать материал. На основе этого формируются популярные статьи. У пользователя также отображаются его избранные статьи, недавно просмотренные, последние изменённые им и обязательные для прочтения файлы.

Кстати, если вы раньше вели базу знаний в Notion, то по заявке менеджеры HiHub помогут перенести все данные.

В Битриксе24 можно установить бесплатное приложение HiHub и использовать преимущества сразу двух платформ. Но если вы уже построили базу знаний на сайте HiHub, то в Битриксе она не отобразится, и её придётся переносить вручную.

Плюсы:
  • поддержка быстро отвечает в Телеграмме.
  • скидки;
  • бесплатный годовой доступ для образовательных и благотворительных учреждений;
  • есть приложение.

Минусы:
  • навязывание подписки на рассылку новостей;
  • данные из базы данных, созданной на сайте, не отображаются в приложении.
Бесплатный тариф: до 7 пользователей, до 1000 статей, до 30 пространств, 2 ГБ, один файл до 100 МБ.
Платные тарифы: от 199 рублей в месяц за пользователя.
Хорошая альтернатива Notion для совместной работы с коллегами: можно ставить метки, комментировать, редактировать одновременно, упоминать. Кстати, из Notion и Confluence можно перенести документы по API и из архива. В платных версиях есть, например, AI-ассистент, телеграм-бот с оперативной поддержкой, аналитика. Эти и другие функции можно оценить за 15 дней пробного периода.

Приятный интерфейс и понятный редактор. Есть интерактивные доски, умные таблицы, интеллект-карты и другие инструменты визуализации. По материалам базы знаний можно создать курсы, которые помогут усвоить сотрудникам информацию.

Плюсы:
  • есть мобильное приложение;
  • удобно для коллективной работы;
  • понятный редактор с разными инструментами для визуализации;
  • можно сделать обучающие курсы по базе знаний.

Минусы:
  • поддержка только в платных версиях;
  • можно расширить объём хранилища, но за деньги.
Бесплатный тариф: до 5 пользователей, 5 ГБ хранилища, безлимитное число гостей и документов.
Платные тарифы: от 249 рублей за пользователя в месяц.
Позиционируют себя как надежную российскую альтернативу Notion и Confluence. Визуально и функционально редактор очень похож на Notion. Можно создавать документы, расписания, календарь, списки, бесконечные доски, где удобно, например, рисовать. На выбор Markdown, WYSIWYG или горячие клавиши — кому как удобнее. Есть тёмная и светлая темы.

По умолчанию есть личная коллекция, закрытая от чужих глаз. Доступ к общей коллекции можно легко настроить, как в Googlе Docs, с возможностью просмотра и редактирования. Удобно работать с коллегами в документе одновременно.

Плюсы:
  • много интеграций;
  • есть скидки для некоммерческих и образовательных организаций;
  • чаты с разработчиками.

Минусы:
  • AI-ассистент в бесплатной версии не работает.
База знаний этой платформы доступна только на платном тарифе Про: 5090 рублей в месяц. За это 30 пользователей, 5 админов и 100 ГБ.
Ещё один аналог Notion. Есть подробная инструкция по переносу данных оттуда, а также из Confluence, Jira, Trello, Yandex Tracker.

Приятный и понятный интерфейс. База знаний состоит из статей. Папка здесь — это, собственно, тоже статья, только родительская, внутри которой можно создавать новые статьи. Статьи легко перемещать между «папками», копировать.

Можно создать публичный раздел для клиентов и встроить его, например, в сайт компании, а редактировать в сервисе. Обновляться раздел на сайте будет автоматически. Для знакомства есть 14 пробных дней и бесплатные онлайн-консультации.

Интеграция с BitBucket, GitLab, UseResponse, сервисами аналитики.

Плюсы:
  • 20% кэшбека за пользователя, пришедшего по вашей реферальной ссылке;
  • публичный раздел для клиентов на вашем сайте, а управление разделом — на сервисе;
  • автодействия.

Минусы:
  • техподдержка в чате отвечает долго (или не отвечает вообще), иногда выдаёт информацию с ошибками;
  • только платно, хоть и без ограничения функционала.
Бесплатный сервис. Но есть ограничения: максимум можно создать 10 000 страниц, а хранилище всего на 5 Гб.
Увеличить объём можно, создав и подключив к сервису хранилище в Yandex Object Storage. Стоимость использования Yandex Object Storagе складывается из нескольких параметров (класса, объёма хранилища и пр.). Например, 100 ГБ стандартного хранилища без дополнительных плюшек вам обойдётся в 199 рублей в месяц.

По умолчанию в рабочем пространстве есть два раздела: общий и личный. В обоих можно настроить доступ к страницам на своё усмотрение.

Два редактора на выбор: визуальный WYSIWYG (новый) и разметка YFM, расширенная версия Markdown (старый). Светлая и тёмная темы интерфейса. Легко изменять структуру и отслеживать изменения, экспортировать как сами страницы, так и прикреплённые к ним файлы. Можно помечать страницы устаревшими и ссылаться на актуальные, оставлять комментарии.

Интеграция с сервисами Яндекс: Yandex Forms, Yandex Tracker, Яндекс Метрика.

Плюсы:
  • всё бесплатно;
  • поддержка быстро отвечает в чате;
  • удобный редактор.

Минусы:
  • всего 5 Гб хранилища.
Бесплатный тариф: 1 пользователь, до 20 статей, до 5 курсов в месяц.
Платные тарифы: от 1900 рублей за 3 месяца + 250 рублей за каждого нового человека.
Редактор с блочной структурой. По умолчанию для примера забиты демо-данные, которые можно удалить. Сервис формирует также отчёты, где видны доступ, количество просмотров, автор, дата создания статьи.

Интересна интеграция с академией. Это один из инструментов платформы, позволяющий ускорить и упростить обучение сотрудников. На основе статей базы знаний вы создаёте проверочные вопросы, которые можно преобразовать в обучающие курсы. Подойдёт тем, кто не просто хочет собрать всю информацию в одном месте, но и убедиться, что человек её запомнил. Сервис помогает учить работать с базой знаний и постоянно ею пользоваться.

Для настройки можно записаться на консультацию со специалистом или пройти бесплатный онлайн-курс с тестами после каждой статьи.

Плюсы:
  • мобильное приложение;
  • по материалам можно создать обучающие курсы и проконтролировать их прохождение сотрудниками;
  • хорошие объясняющие статьи и видео, демо-данные для понимания;
  • 10% с каждого платежа приведенного вами клиента в течение года;
  • операторы поддержки отвечают быстро.

Минусы:
  • интеграций мало, но через Albato можно подключить сервисы, которые вам нужны;
  • можно установить мессенджер Platrum и чат GPT, но платно.
Бесплатный тариф: включает весь функционал по работе с базой данных; число участников не ограничено.
Платные тарифы: от 420 рублей в месяц за человека за дополнительные модули (скрам, учёт времени, Канбан и другие).
Блочный редактор со стандартным набором (текст, фото, видео, ссылки, код и прочее). Возможность сослаться на внешние и внутренние файлы, причём в последних доступна ссылка на конкретные части текста. Можно просматривать прикреплённые документы из Googlе Docs прямо внутри, если включить превью.

На каждую новую тему можно создавать отдельные доски. Документы и папки легко перемещать в рабочих пространствах. Если вы хотите сделать открытую базу знаний, например, для клиентов, надо опубликовать корневую папку на домене Kaiten. При этом любые документы и папки внутри можно скрыть.

Публикации можно делать в виде новостной ленты. Тогда читатель увидит заголовок, превью, изображение и дату публикации.

Плюсы:
  • новостная лента;
  • удобно для совместного редактирования;
  • бесплатно.

Минусы:
  • общение со службой поддержки только по почте.
Бесплатный тариф: нет.
Платные тарифы: от 12 900 рублей в месяц.
Ещё одна альтернатива Notion, куда можно перенести данные из заграничных сервисов. В самой дешёвой версии вы получите возможность создавать любое количество проектов, 500 страниц, подключить двух авторов бесплатно и занять 5 Gb хранилища. За каждого дополнительного пользователя придётся заплатить по 500 рублей.

Разместить базу знаний предлагают на сервере или в облаке. Все функции платформы можно опробовать за 14 дней без оплаты в облаке. Если что-то осталось непонятным, техподдержка объяснит на онлайн-встрече.

Внешне редактор похож на Word, поэтому всё довольно привычно и понятно. По умолчанию есть пример проекта, где показаны все возможности редактора. Например, как разнообразить документ выпадающим, всплывающим текстом или раскрываемым полем.

Плюсы:
  • есть AI-помощник;
  • много интеграций;
  • чат с поддержкой;
  • хранение на сервере или в облаке на выбор.

Минусы:
  • нет бесплатной версии.

Автор: Алёна Кудлаева

Читайте также:
Бесплатный онлайн курс, который научит создавать эффективные посадочные страницы
Курс, который научит вас продвигать свой сайт
Теоретический курс Никиты Обухова по веб-дизайну
Бесплатный учебник по веб-анимации с примерами и правилами использования