SEO статьи

Как работать в Trello

Трелло — универсальный инструмент для ведения рабочих и личных проектов. Он позволяет отслеживать выполнение каждой задачи, координировать работу нескольких человек, следить за сроками и хранить всю необходимую информацию в одном месте.

Сервисом пользуются миллионы пользователей во всем мире. За что его так полюбили? Главных причин две:

1. Интуитивно понятная система работы над задачами. В её основе — японская философия организации рабочих процессов Kanban (канбан).

2. Бесплатной версии Трелло достаточно для бесперебойной работы команды в 50-75 человек.

Этот материал будет полезен тем, кто не пользовался Трелло или не работал в системах управления проектами. Вы узнаете, какие принципы организации рабочих процессов лежат в основе Трелло, познакомитесь с его базовыми элементами и научитесь ими пользоваться. В итоге вы сможете принять решение, подходит ли сервис Трелло для ваших задач.


Планирование в Трелло


Трелло — это максимально простой и интуитивно понятный онлайн-сервис для управления рабочими процессами и проектами. В качестве модели создатели Трелло использовали гибкую и прозрачную методологию «канбан» (Kanban), которую впервые применили в производственных процессах на заводе Toyota ещё в 60-х годах.

Ключевой принцип работы «по канбану» — представить все задачи и их статусы максимально наглядно для всех участников рабочего процесса. В классическом виде это выглядит так: мастер цеха для каждой операции пишет карточку и вывешивает её на специальную доску. По мере выполнения операции карточка перемещается по доске, а затем снимается. Таким образом, каждый может узнать, кто и какую задачу выполняет — для этого достаточно просто взглянуть на доску.


Трелло — это виртуальная доска для карточек и их перемещения. Сервис не ограничивает вас конкретным подходом к управлению задачами: вы можете применять любую гибкую методологию (например, Agile и Scrum) или придумать свою систему.


Возможности Трелло


Облачное решение. Всё хранится на облачных серверах, поэтому ничего не потеряется и не забудется.

Все плюсы онлайн-сервиса. Отслеживание дедлайнов, уведомления, прикрепление файлов, поиск по задачам, фильтрация и сортировка, подробные логи и статистика.

Кроссплатформенность. Сервис доступен в веб-версии (для Chrome, Firefox, Safari и Edge), есть приложение для компьютера, планшета и смартфона.

  • Скачать Trello для Windows и Mac
  • Cкачать приложение Trello для Android и iOS

Можно пользоваться бесплатно. Трелло выгодно отличается от прочих продуктов почти неограниченными функциями в бесплатной версии. Единственное ограничение — нельзя загрузить файл тяжелее 10 Мб. Подробнее о возможностях на разных тарифах читайте в этой части статьи.

Интеграция Трелло с внешними сервисами. Трелло можно связать с внешними сервисами, например почтой, календарем, Github, Slack и другими. Тrello можно подключить и к Tilda: тогда заявки, попадающие через формы Tilda, будут автоматически появляться на досках Трелло. Подробная инструкция о том, как это сделать, здесь.


Как пользоваться Трелло


Трелло — это простая иерархия из досок, списков и карточек. В доске находятся списки, в списках — карточки.


Познакомимся поближе с каждым элементом.


Доска задач Трелло


Доска — это общее пространство, в котором можно размещать карточки, группировать их по колонкам и перемещать карточки между списками. В виде доски можно представить проект, работу одного отдела или целой небольшой компании, временной промежуток (например, неделя или год) или даже один процесс (например, написание диссертации).



Что можно делать с доской?

1. Копировать. Если процессы одного проекта подходят и для другого, не нужно заводить доску заново. Достаточно просто скопировать существующую и немного её перенастроить.

2. Добавить к ней других участников: коллег, друзей, членов семьи, экспертов.

3. Добавить улучшения. «Улучшениями» в Трелло называются плагины, которые расширяют функциональность: переключение на календарный вид или интеграция с Google картами. В бесплатной версии доступно одно любое улучшение.

4. Изменить фон доски. Его не очень хорошо видно, когда колонок и карточек много, но он помогает отличить один проект от другого на домашней странице Трелло.

Календарный вид доски:



На сайте Трелло есть шаблоны досок под разные задачи. Все шаблоны находятся на домашней странице в отдельной вкладке и разбиты по категориям: «Бизнес», «Дизайн», «Образование», «Личные дела» и так далее.


Чтобы добавить шаблон в свой аккаунт, нажмите на кнопку «Использование шаблона» и выберите настройки доски.

Доски могут быть приватными, командными и публичными.

  • Приватная — доступна только вам и тем, кого вы пригласили.
  • Командная — доступна для команды, которую вы создали.
  • Публичная — доступна любому пользователю интернета. Она индексируется поисковыми системами — её могут найти по соответствующему запросу. Вот пример открытой доски.


Списки (или колонки) Трелло


Доска не имеет смысла, если в ней нет списков-колонок. Именно по ним будут путешествовать задачи в ходе выполнения.


Обычно в качестве колонок выступают:

  • Статусы задач. Например, «Сделать», «В работе», «В доработке», «Сделано».
  • Время. Например, «Вчера», «Сегодня», «Завтра», «Когда-нибудь потом» или «Январь», «Февраль», «III квартал 2020».
  • Приоритет. Например, «Срочно», «Выполнить в течение 2 дней», «Выполнить в течение недели».
  • Виды задач. Например, «SEO», «Дизайн», «Контент», «Разработка».
  • Этапы. Например, «Первый звонок», «Второй звонок», «Встреча», «Сделка», «Лиды».

Какие именно списки будут на доске — решать вам. Это зависит от ваших задач и процессов. Возможно, для вашего проекта не нужно перемещать карточки из колонки в колонку, а потребуется лишь помечать задачи как выполненные, архивировать их и наполнять колонки новыми карточками.


Карточки Трелло


Карточки — базовый элемент Трелло. Именно в них кипит работа — появляются сроки и метки, добавляются участники, ведутся обсуждения. Обычно карточка — это одна задача большого проекта.

Какая информация есть в карточке?



1. Название. Например, «Добавить всплывающее окно на главную».

2. Описание. Например, «Всплывающее окно с предложением подписаться на почтовую рассылку. Активируется при скролле (75%)».

3. Участник или исполнитель. Например, «Петя Птичкин». Их может быть несколько человек.

4. Срок. Например, 23 февраля 21:00. При добавлении срока в карточке появляется чек-бокс о выполнении.

5. Чек-лист. Например, «1. Получить текст от копирайтера. 2. Создать попап. 3. Написать маркетологу».

6. Обложка. Если добавить к карточке изображение, оно автоматически станет обложкой и выделит карточку в колонке. Это можно отменить в настройках карточки.

7. Метка. Метки — это цветовые ярлыки для задач. Ярлыками можно разделять задачи по их типу, сложности, важности, отделу или вашей личной симпатии к задаче.

8. Комментарии. Комментарий к карточке может оставить любой участник доски. Например, «Не успею выполнить к 21:00». Чтобы упомянуть участника, введите его имя через @, например @Вася Собакин. Ему придёт уведомление об упоминании.


Шаблоны Трелло

Если у вас много однотипных карточек, вы можете создать шаблон. Выберите в меню карточки «Создать шаблон» — и на ней появится специальная метка. Теперь в поле добавления новой карточки вы увидите отдельную кнопку «Создать по шаблону».




Дата выполнения

Если в карточке установлен срок выполнения, отметка с датой станет жёлтой и красной по мере приближения к дедлайну. Если задача выполнена в срок и отмечена как выполненная, отметка с датой будет зелёной. Эта небольшая деталь выступает хорошим психологическим крючком для своевременного исполнения задачи.

В Трелло достаточно сложно организовать повторяющуюся задачу (например, которую нужно выполнять каждый вторник или каждый месяц). Однако эту ситуацию можно исправить, установив улучшение Card Repeater. Помните, что в бесплатной версии доступно только одно улучшение.


Метки Трелло

Метки — это мощный инструмент, который в отдельных случаях может заменить собой списки. Например, метки со статусами задач покажут, на каком этапе сейчас находится процесс. Однако это достаточно редкая практика, которая подходит для линейной работы в небольшой команде.



Чек-лист Трелло

Чек-листы необходимы, если задача состоит из более мелких этапов. Например, в задаче по созданию лендинга необходимо написать текст, подобрать картинки и сверстать страницу. Каждая ступень будет отдельным пунктом чек-листа. Прогресс вы увидите, даже не открывая карточку, например «2/5».



Перемещение между колонками

Карточки легко перетащить из колонки в колонку: достаточно одного взгляда на доску, чтобы оценить, как идут дела на проекте или в отделе.

Перемещайте карточку в тот момент, когда появляются изменения: например, выполнение задачи перешло на другой этап, она передана другому человеку, стала неактуальна или работа над ней завершена.



Совет: как быстро добавить много карточек из таблицы или документа. Если у вас есть готовый список дел, можно скопировать его полностью, добавить новую карточку в Трелло и при создании выбрать вариант «Добавить X карточек». Важно: каждый пункт списка должен начинаться с новой строки.




Примеры использования: чем можно управлять с помощью Трелло


Личный планировщик

Шаблон


Доска для планирования личных или рабочих дел пригодится и фрилансеру, который работает с несколькими заказчиками, и родителю, который составляет расписание для своей семьи.

В доску можно внести колонки «Приоритетные задачи», «В работе», «Готово», «Выставить счёт», «Выслать документы», а цветовыми метками обозначить отдельных заказчиков.

Если это семейный планировщик, то особенно важно, что все члены семьи смогут добавлять и редактировать задачи на такой доске.


Список дел

Шаблон



Доска Трелло может выполнять роль ежедневника для записи рутинных задач. Задачи можно разбивать в колонки по их виду (на рабочие, семейные, личные) или просто распределять их по дням недели. Выставленные сроки выполнения помогут вспомнить о них заранее. Цветовыми метками можно помечать важность дела.


Планирование мероприятия

Шаблон


Чтобы организовать публичное мероприятие, придётся координировать разных людей: менеджеров, маркетологов, PR-специалистов, экспертов и спикеров, бухгалтерию, внешних подрядчиков. Создание единой доски в Трелло поможет разбить процесс на этапы и связать между собой ответственных за направление.

Эту доску можно использовать для организации корпоративных вечеринок, крупных совещаний и заседаний, выездов на природу и так далее.

Контент-план

Шаблон


Трелло поможет организовать работу с публикациями на неделю, месяц, квартал или год. Обратите внимание, что используются колонки смешанного типа — и по виду задач («Написание», «Редактура», «Иллюстрации»), и по их статусу («Готово к публикации», «Опубликовано»). С помощью цветовых меток можно обозначать вид контента (подкаст, статья, инфографика и так далее).

Это яркий пример главного правила Трелло: нет никаких правил. Если придуманный вами рабочий процесс соответствует вашим целям, значит он правильный.


Баг-трекер

Шаблон


Для регистрации ошибок в системе удобно организовать доску с колонками «Входящие», «Несрочные баги», «Срочные баги», «В процессе», «Блокирующие баги», «Тестируется» и «Исправлено». Пользователи, которым нужна информация о ходе работы, могут следить за процессом исправления багов.


Мониторинг проблем в бизнес-процессах

Шаблон


В Трелло можно завести доску для регистрации и описания проблем в проекте. Она поможет подготовиться к совещанию и сэкономить время на выяснении причин и возможных решений. Чтобы такой сценарий работал, ответственным сотрудникам нужно регулярно вносить в доску возникающие проблемы и своевременно дополнять их комментариями.


Трекер задач для технической поддержки

Шаблон


Для заявок, поступающих в IT-отдел, тоже можно завести отдельную доску. Там будет удобно фиксировать проблемы пользователей и пути их решения.

В первую колонку попадают все заявки, которые затем получают метки, например, «Восстановление пароля», «Проблемы с сетью» и так далее. По мере выполнения заявки карточка перемещается между колонками.


Воронка продаж

Шаблон


Доска в Трелло для отработки воронки продаж будет полезна небольшим отделам продаж. Например, от отдела маркетинга в первую колонку поступает информация о потенциальных клиентах. Ответственный за доску с помощью метки присваивает каждой задаче степень приоритетности. Менеджеры обновляют данные в карточке и перемещают её между колонками.

Trello можно подключить к формам на Tilda: тогда заявки с сайта будут автоматически появляться в нужной колонке. Подробнее о том, как это сделать, здесь.


Подбор персонала

Шаблон


Доска в Трелло может облегчить коммуникацию между HR и руководителями других отделов. Руководитель, которому нужен новый сотрудник, заносит в первую колонку карточку с описанием вакансии и требованиями к кандидату. Специалист по найму переносит карточку в нужную колонку в зависимости от приоритета или статуса, например «Поиск приостановлен», «К публикации», «Поиск идёт» и так далее.

Для более поздних этапов отбора пригодится эта доска. С её помощью отслеживается процесс собеседований, обратная связь от руководителей, формирование предложений кандидатам. Эту доску можно внедрить в предыдущую, а можно использовать отдельно.


Адаптация новых сотрудников

Шаблон


Чтобы помочь новым сотрудникам освоиться, нужно много времени и сил. Доска Трелло зачастую может заменить специальный курс обучения.

Для этого колонки становятся этапами знакомства с компанией, а в карточках размещается информацию по категориям. В них можно оставить инструкции, правила, нужные контакты и другие полезные для новичка данные.


Стратегическое планирование

Шаблон


В Трелло можно загружать стратегические планы своего отдела или компании. Если добавить всех заинтересованных лиц (руководителей, инвесторов, клиентов и тех, кто принимает решения), вы уменьшите количество совещаний и встреч. Процессы будут на виду, и вам будет проще объяснять свои решения.


Сколько стоит Трелло?


У Трелло три тарифных плана: бесплатный, бизнес (Business Class) и корпоративный (Enterprise). Все эти варианты предлагают неограниченное количество личных досок, списков и карт, однако платные тарифы предлагают больше возможностей для работы больших команд.

1. Free. Бесплатно навсегда. В план входит 10 командных досок, 1 улучшение и возможность прикрепления файлов до 10 Мб.

2. Business Class. Цена: 9,99$ в месяц при оплате за год. В план входит неограниченное количество командных досок, улучшений, возможность прикрепления файлов до 250 Мб и некоторые функции автоматизации и обеспечения безопасности данных.

3. Enterprise. Цена: около 21$ за пользователя в месяц. Сюда входят все функции плана Business Class, а также продвинутые возможности администрирования — уровни доступа и единая система входа.


Как работать в Трелло с максимальной пользой


Часто команда бодро принимается за использование Трелло, но быстро угасает. Дело не в самом инструменте, а в человеческом факторе: кажется, что новый сервис решит проблему, а проблема — в нашем поведении. Удобный инструмент способен помочь в деле, но не выполнить его.

Трелло идеально подходит для тех, кто хочет ежедневно видеть прогресс в движении к цели. Разочарование приходит, когда задачи всё копятся и копятся, а цель не достигается. Что делать, чтобы этого не происходило?

1. Разработать правила и инструкции и поместить их в первую колонку. Пример:


Все участники доски должны знать, как устроен рабочий процесс. Когда перемещать карточку — сразу после выполнения или раз в неделю после общего созвона? Кто отмечает карточку как выполненную — исполнитель или организатор? Какие приняты цветовые метки? Как использовать чек-листы? Эти правила должны быть прописаны и понятны.

2. Оценивать объём. Если в вашей команде 5 человек, а в колонке «На эту неделю» стоит 100 задач, подумайте — не перегибаете ли вы палку? Все задачи могут казаться важными, но чрезмерно большой объём и сжатые сроки скорее приведут не к их выполнению, а к выгоранию команды и заброшенным карточкам.

3. Ставить сроки исполнения и настраивать напоминания. Дата выполнения не является обязательным полем для создания карточки, поэтому легко забыть об этом важном элементе. Не ленитесь и установите срок или попросите исполнителя самого назначить нужную дату.


4. Комментировать. Комментарии заменяют тяжеловесную переписку по электронной почте или слишком быстрое обсуждение в мессенджере. По ним легко восстановить ход выполнения задачи или найти ответ на нужный вопрос с помощью поиска.

5. Регулярно проверять актуальность задач. Повисшие задачи в колонке «Срочно» или «В работе» точно не способствуют рабочему настроению. Выясняйте, что происходит с задачей: если необходимость в ней отпала, архивируйте; если что-то мешает её выполнить, добавьте в комментарии к ней блокирующую задачу.


Выводы


Трелло легко внедряется в любой рабочий процесс, не требует долгой настройки под свои нужды и обучения сотрудников. Именно поэтому сервис стал так популярен среди молодых команд, стартапов, редакций, родительских комитетов. Однако и в корпорациях для Трелло находится своё место — для управления отдельными проектами или работы внутри подразделений.

Трелло прекрасно исполняет роль личного планировщика. Миллионы людей пользуются этим инструментом для контроля над личными и семейными задачами, например ремонтом, организацией торжества или путешествия.

Впускать ли Трелло в свою жизнь — решать только вам, однако поэкспериментировать с этим сервисом точно стоит.

Made on
Tilda