Notion — приложение для ведения рабочих и личных дел. Оно одно может заменить сразу несколько популярных инструментов, в том числе Evernote, Trello и Google Docs.
Эта статья будет полезна тем, кто раньше не пользовался Notion или только начинает своё знакомство с ним. Мы разберём основные возможности приложения и расскажем, как его настроить под свои задачи. Если вы давно работаете в Notion, скорее всего вы всё это уже знаете.
Хотя в самом приложении можно писать на русском языке, весь интерфейс и официальный сайт Notion — исключительно на английском. Поэтому если вы не знаете его хотя бы на базовом уровне, вам будет сложнее разобраться. Эта одна из причин, по которой русскоязычные пользователи переходят на аналоги Notion.
Знакомство с Notion
Что такое Notion
Notion — приложение с широкими возможностями. По замыслу разработчиков оно должно избавить пользователей от необходимости работы в разных программах.
Часто бывает так: заметки лежат в одном месте, нужные ссылки — в другом, а задачи — в третьем. В результате нужно переключаться между инструментами, папками на компьютере и множеством вкладок в браузере. Это не всегда удобно и отнимает время.
Кажется, что проще всё объединить в одном интерфейсе и не отвлекаться на поиски какого-то файла или проекта. Именно этот принцип работы заложен в Notion: всё, что нужно, всегда под рукой в одном месте.
Вот что можно делать в Notion:
вести заметки и работать с документами;
собирать базы знаний;
управлять задачами и проектами;
хранить базы данных и вести таблицы;
сохранять ссылки из браузера.
Так как Notion — гибкий инструмент, с его помощью можно вести практически любые дела, будь то командная работа по запуску нового продукта или график ухода за садом.
Как устроен
Notion похож на многофункциональный блокнот, каждую страницу которого можно организовать так, как удобно. В отличие от бумажного аналога, где вы можете только писать и рисовать, возможности Notion гораздо шире.
Помимо просто текста, здесь на страницу можно добавлять практически всё, что угодно: видео, аудио, коды, таблицы и ещё 30+ вариантов контента. Благодаря этому легко собирать на одном листе всё, что относится к задаче.
Сами страницы можно объединять в группы, перемещать и связывать друг с другом. В результате получается организованное рабочее пространство, в котором хранится всё, что вы хотите держать в фокусе.
На официальном сайте Notion есть демо-страница, где можно попробовать возможности Notion
Кому подойдет
Notion будет полезен всем, кому нужно организовать свою работу, личные дела или что-то спланировать. В приложении можно работать как одному, так и вместе с командой.
Для работы. Среди пользователей Notion люди самых разных профессий: редакторы, дизайнеры, программисты и специалисты по HR. Им пользуются фрилансеры, небольшие команды и крупные компании.
Фрилансеры могут составлять чек-листы для проектов, вести базу клиентов и контролировать оплату заказов. Здесь же удобно хранить резюме, портфолио и прайс-лист, ссылки на которые можно отправлять потенциальным заказчикам. Редакторы прямо в Notion пишут статьи, дизайнеры — собирают мудборды, а специалисты по SMM — составляют контент-планы.
Небольшие команды могут в Notion вместе работать над проектами и отслеживать прогресс по каждому из них. Здесь же можно разместить ответы на частые вопросы, онбординг для новых сотрудников и хранить протоколы общих обсуждений. А ещё опубликовать вакансию или пресс-релиз.
Так может выглядеть страница компании в Notion. Каждая строчка — ссылка на полезные материалы для сотрудников
На сайте Notion есть примеры, как этот инструмент используют в работе известные компании. Например, онлайн-сервис для разработки интерфейсов и прототипирования Figma создала в Notion базу знаний для сотрудников, а приложение для изучения иностранных языков Duolingo — дорожную карту продукта. Среди клиентов Notion также указаны Tinder, McDonalds, Nike и Samsung.
Notion помогает бизнесу отстроить отдельные процессы и заменить корпоративный портал с материалами для работы. Это особенно актуально, если сотрудники работают удалённо.
Для учебы. Преподаватели и ученики могут использовать Notion для самых разных задач. Вот только несколько примеров: здесь можно назначать домашние задания, хранить конспекты уроков, составлять списки обязательной литературы и расписание занятий. Преподавателям и ученикам за Notion платить не нужно.
Для личных дел. Notion может стать для вас удобным планировщиком. Пользователи ведут в этом приложении списки дел, бюджет, отслеживают привычки и записывают названия фильмов, которые хотят посмотреть.
Приложение поможет и при планировании какого-то события, например предстоящей поездки. Указываете информацию о путешествии, расписываете каждый день отдыха, загружаете карту и описание достопримечательностей, и шпаргалка для будущей поездки готова.
Когда Notion не подойдет. Если ваша задача — автоматизировать какой-то процесс, Notion вряд ли поможет. Здесь почти всё нужно настраивать и заполнять вручную. Например, нельзя сделать так, чтобы в Notion автоматически подгружались все звонки или заявки с сайта. Для этих целей лучше использовать специализированную CRM-систему. Например, бесплатную Tilda CRM.
Где скачать
Есть три способа работы в Notion:
1.В веб-браузере. Для начала работы нужно завести учётную запись на официальном сайте. После этого можно работать в Notion онлайн.
2.На компьютере. Для этого нужно бесплатно скачать Notion с официального сайта и установить на своём компьютере. Есть версии для Mac и Windows.
3.В мобильном приложении. Пользователям доступны для скачивания варианты для iOS и Android.
В чём поможет Notion
Вести заметки и работать с документами
Что может заменить: Evernote, Google Docs, Word
Структурировать информацию на странице можно так, как удобно лично вам. Пример
В Notion есть встроенный редактор, который поддерживает Markdown. Это значит, что с помощью несложных правил вы сможете быстро оформлять текст и добавлять нужные элементы. Команды вызываются через слэш — «/».
Таким образом можно добавить не только фото, аудио и видео, но и вставить материалы из других приложений. Например, твит, карту или проект из Invision.
Как только вы начинаете печатать в Notion, все подсказки и остальные надписи с экрана исчезают. Это сделано для того, чтобы ничего не отвлекало от задачи.
Выше мы уже упоминали, что саму страницу можно организовать как угодно. Все элементы можно менять местами до тех пор, пока вас не устроит результат.
Собирать базы знаний
Что может заменить: Confluence, GitHub, Wiki
Можно собрать все материалы по продукту и хранить их в одном месте. Пример
Notion позволяет собирать любые базы знаний. Это может быть что угодно: ответы на частые вопросы, информация о продуктах, подборка скриптов или профили на каждого сотрудника компании.
Все материалы можно структурировать, чтобы легче было найти. Если нужно, чтобы кто-то поддерживал их в актуальном состоянии, есть возможность отметить человека и оставить ему комментарий.
В результате у любого сотрудника всегда есть доступ к информации, которая нужна ему в работе.
Управлять задачами и проектами
Что может заменить: Trello, Jira, Asana
Один из вариантов использования канбан-доски — дорожная карта проекта
Для простых дел в Notion можно заводить списки, а для сложных проектов использовать канбан-доски. В зависимости от процесса, они могут быть организованы по-разному, но общий смысл у них такой — любую задачу можно отследить и понять, на каком она этапе. Обычно каждая задача размещается на отдельной карточке, которая двигается по доске слева направо.
Внутри канбан-досок можно общаться с коллегами: назначать ответственных, отслеживать сроки и обмениваться комментариями. Также предусмотрены фильтры, чтобы было проще найти нужную карточку.
Еще в Notion можно создавать дорожные карты проекта или продукта, чтобы все участники команды видели общую картину и понимали дальнейшие планы по развитию.
Вести таблицы и хранить базы данных
Что может заменить: Google Sheets, Airtables
С помощью таблиц в Notion можно составлять редакционный план. Пример
В плане таблиц и баз данных у Notion упрощенный набор функций. Их будет достаточно, если у вас несложные и нечастые задачи. Например, вам изредка нужно посмотреть данные и отфильтровать их.
Если же вы в своей работе используете хитрые формулы, строите графики и вообще являетесь продвинутым пользователей Excel, возможности Notion вас разочаруют.
Хранить нужные ссылки
Что может заменить: Pocket, закладки в браузере
У Notion есть специальное расширение Web Clipper для браузеров и смартфонов, которое позволяет быстро сохранить и добавить ссылку на определенную страницу в рабочем пространстве Notion.
Представьте, вы планируете свадьбу и выбираете торт. Для этого смотрите разные варианты на множестве сайтов. Чтобы не потерять те, которые вам понравились, можно сразу добавлять ссылки в Notion. Так, когда нужно будет определиться с выбором, все варианты будут доступны в одном месте.
Начало работы в Notion
Ниже расскажем о первых шагах в Notion: как завести учётную запись в веб-браузере и настроить приложение для самостоятельного пользования. Мы будем говорить об общих принципах работы. Как только вы их освоите, сможете пользоваться Notion для любых задач — личных и командных.
Регистрация
Вот что нужно сделать, чтобы завести учётную запись:
1. Зайти на сайт Notion.so, в самом первом поле указать свою почту и нажать красную кнопку «Sign up».
2. Если у вас Google-аккаунт, система предложит вам синхронизироваться с приложением.
Если у вас почта в других почтовых сервисах, вам на неё придёт временный пароль, который нужно ввести в пустое поле. После этого нажмите «Continue with login code». Альтернативный вариант — перейти по специальной ссылке из письма.
3. Примите условия Notion: приложение предупреждает, что использует cookie-файлы и собирает данные об ошибках. Если согласны, нажмите кнопку «Agree».
4. Заполните информацию о себе: укажите имя и фамилию и установите пароль. Здесь же можно сразу загрузить фотографию для аватара.
5. Выберите, как будете использовать Notion — для самостоятельной или командной работы.
Регистрация. Если у вас нет Google-аккаунта, вам на почту придёт временный пароль для регистрации
Заранее подумайте, как будете использовать Notion: в процессе регистрации вас спросят об этом
Онбординг
После регистрации вы попадаете на стартовую страницу, где вам сразу предложат попробовать основные функции приложения. Среди них — работа с текстом, добавление других видов контента и создание новой страницы.
Инструкции по работе в Notion оформлены в виде чек-листа, поэтому как только освоите функцию, можно это отмечать. Под списком размещено несколько коротких видеороликов, которые помогут разобраться, если в текстовом описание не всё ясно.
Стартовая страница помогает быстрее разобраться с базовыми возможностями Notion
На панели слева есть ещё несколько предустановленных страниц. В нашем примере — это списки для чтения, дел, цели и журнал. Можно ознакомиться с каждой страницей и попробовать всё в работе. Сами страницы можно перетаскивать, менять местами и объединять в группы.
А если поймёте, что какой-то лист вам не нужен, его всегда можно удалить. Для этого достаточно навести на лишнюю страницу, нажать на «...» и выбрать в меню «Delete». В этом меню есть еще несколько полезных функций: можно сделать копию страницу («Duplicate»), скопировать ссылку на нее («Copy link»), переименовать («Rename») или переместить ее («Move to»).
Для каждой страницы можно вызвать меню
Создание новой страницы
После того, как вы разобрались с готовыми страницами, можно попробовать создать свою. Для этого нажмите на строчку «+ New Page», которая располагается в самом низу левого меню. Перед вами появится белый лист. На него нужно добавлять разные элементы, в Notion они называются блоками.
Сначала определитесь, что вы хотите сделать и в зависимости от этого выберите подходящий вариант. Мы в своём примере будем планировать работу над сайтом в Тильде по мотивам статьи на эту тему.
Возьмём пустой лист с иконкой. Добавим заголовок и установим иконку, чтобы быстрее находить эту страницу в общем списке.
Кажется, что будет удобно, если все этапы подготовки описать в виде чек-листа. Так мы сможем сразу проверять, что уже было сделано, а что — ещё нет. Ищем подходящий блок через слэш «/», он называется «To-do list».
Дальше записываем все этапы. Чтобы потом не искать результаты работы, сразу к каждому пункту заводим отдельные страницы. Например, на этапе «Сделать исследование» результатом будет список референсов для сайта. Создаём для них отдельную страницу. Чтобы её добавить опять пользуемся слэшем и выбираем в меню «Page».
Повторяем эти шаги для каждого пункта списка. В итоге у нас получается чек-лист, в котором сразу собраны все материалы.
Организация страницы начинается с пустого листа
Добавляем иконку и заголовок, ищем нужный блок через слэш «/»
В результате получаем чек-лист, где к каждому пункту прикреплена страница с результатом работы
Импорт файлов из других приложений
B Notion можно импортировать нужные файлы из других приложений. Проще всего это сделать с помощью панели слева. В ней нужно выбрать строчку «Import». После этого перед вами откроется новое окно, где указаны все приложения, из которых можно добавить файлы в Notion.
Для синхронизации с Evernote, Google Docs, Trello и Asana сначала нужно будет подтвердить доступ к своему аккаунту в этих приложениях и после этого перенести нужные заметки, документы или доски.
Меню импорта файлов в Notion
Вот как, например, выглядит доска с контент-планом для Инстаграма, импортированная из Trello. Отличается только оформление, все нужные элементы скопированы правильно, подгрузились текст и картинки. Весь процесс по переносу доски из одного приложения в другое занял меньше минуты.
Дальше можно продолжать работу с доской уже в Notion: добавлять, редактировать и переносить карточки. В общем делать всё то же самое, что и в Trello.
Доска с контент-планом в Trello
Та же самая доска после переноса в Notion
Шаблоны
В Notion есть шаблоны — заранее подготовленные страницы, которые можно скопировать в своё рабочее пространство и использовать дальше.
Все шаблоны сгруппированы по темам, поэтому легко найти тот, который больше всего подойдёт под ваши задачи. Например, есть варианты для дизайнеров, стартапов и личных дел. Все шаблоны можно посмотреть на сайте.
Чтобы воспользоваться шаблоном в приложении в левой панели выберите пункт «Templates». Перед вами откроется страница с шаблонами, где вы сможете подобрать тот, что нужен именно вам. Как определитесь, нажмите кнопку «Use this template», и шаблон скопируется в ваше рабочее пространство. Дальше его можно изменять и адаптировать под свои потребности.
Есть отдельная группа шаблонов, которая посвящена организации работы на удалёнке
Шаблоны создают сотрудники Notion и обычные пользователи. Не все попадают на витрину. Но вы всегда можете поделиться своим шаблоном с другими, если захотите. Для этого на верхней панели страницы откройте доступ для всех и разрешите другим пользователям копировать вашу страницу. Ссылку на шаблон отправьте тому, кому он может пригодиться. Например, вы можете использовать наш шаблон работы над сайтом на Тильде.
Сейчас доступны четыре тарифа: два персональных и два командных. Подробное описание условий есть на сайте Notion. Ниже мы описали основные отличия разных планов.
Раньше в бесплатной версии в Notion было доступно только 1000 блоков, но это больше не актуально. Теперь все, кто использует Notion для самостоятельной работы, могут создавать любое количество страниц и использовать сколько угодно блоков.
Но некоторые ограничения всё же есть. Файлы, которые вы загружаете в Notion, не должны превышать 5 MB, поэтому добавить какие-то «тяжелые» файлы не получится.
Нет возможности полноценной командной работы. Всё что доступно, это пригласить до 5 гостей. Иными словами, вы можете поделиться отдельными приватными страницами с кем-то, кто сможет их прокомментировать или отредактировать.
Но есть лайфхак. Если опубликовать страницу в открытом доступе, то можно разрешить редактировать её всем, у кого есть ссылка. Работает это так же как в Google Docs.
Персональный Про
Стоимость: 5 $ в месяц при оплате за месяц и 4 $ /месяц при оплате за год
Ещё один тариф для персональной работы. Он для тех, кому недостаточно возможностей бесплатной версии. Здесь нет ограничений по количеству гостей: вы можете привлекать к работе на своих личных страницах всех, кто вам нужен.
Пользователям этой версии не нужно думать над весом файлов, они могут загружать любые. Ещё одним бонусом является история версий: можно посмотреть предыдущие варианты любой страницы за последний месяц и восстановить один из них.
Для преподавателей и учеников Notion готов предоставить этот тариф бесплатно. Для этого учебное заведение, в котором работают или учатся пользователи, должно быть официально аккредитовано. Зарегистрироваться в этом случае можно только с почты с доменом образовательного учреждения, и никак иначе.
Командный
Стоимость: 8 $ за человека в месяц при оплате за месяц и 10 $ /месяц при оплате за год
Этот тариф подойдёт для стартапов и небольших компаний. Здесь нет ограничений по количеству участников, блоков и размерам загружаемых файлов. Все сотрудники могут работать в едином интерфейсе и видеть прогресс по задачам.
Для избежания утечек и добавления лишних людей в этом тарифе предусмотрели возможности администрирования. Это значит, что только администраторы могут добавлять участников, раздавать доступы и устанавливать правила работы в системе.
Notion поддерживает стартапы и готов пополнить их счёт на командном тарифе на 1000 $. Для этого стартап должен работать с одним из партнеров Notion.
Корпоративный
Стоимость: по договорённости
Корпоративный тариф предназначен для больших компаний, которым нужно индивидуальное решение на основе Notion. В этом тарифе больше возможностей для администрирования, а ещё есть приоритетный доступ к последним обновлениям приложения. Если в приложении будут работать больше 100 человек, Notion выделит компании персонального менеджера.
Как сэкономить на платных тарифах
Notion позволяет своим пользователям заработать деньги и по сути пользоваться платными тарифами бесплатно. Работает это так: вы совершаете определённые действия, а Notion пополняет ваш счет на сумму от 3 $ до 5 $. Вывести деньги нельзя.
Чтобы посмотреть доступные опции, нужно в своём аккаунте выбрать в меню: «Settings & Members» → «Earn Credits».
В личном кабинете наглядно видно, сколько денег вы уже заработали
Вот что можно сделать, чтобы Notion подарил вам деньги:
авторизоваться в веб-версии, в приложениях для компьютера и смартфона — 5 $ за каждое действие;
импортировать свои данные из Evernote в Notion — 5 $;
установить в браузере Chrome расширение Web Clipper и сохранить с его помощью первую ссылку — 3 $;
воспользоваться на смартфоне меню «Поделиться» и сохранить ссылку в Notion — 3 $.
Как и любое приложение, Notion не может подойти абсолютно всем. Кому-то оно сможет заменить другие инструменты, а кто-то останется со своими верными помощниками, которые спасали раньше. Всё зависит от задач и личных предпочтений.
Если вы не определились, посмотрите ещё раз на основные плюсы и минусы Notion.
Плюсы
Многофункциональность. В Notion собраны возможности сразу нескольких инструментов. Здесь можно делать заметки и работать над документами, вести канбан-доски, работать с таблицами и собирать базы знаний. Всё это собрано в одном интерфейсе.
Гибкость. Организовать работу в Notion можно так, как хотите именно вы. Разные блоки можно совмещать на одной странице, сами страницы объединять и связывать друг с другом. Вам не нужно подстраиваться под чужие порядки, вместо этого вы создаёте свой.
Быстрый импорт файлов. Если вы решите перевести всю работу в Notion, вы сможете перенести документы, таблицы и доски из других приложений. Notion можно синхронизировать со многими популярными инструментами.
Простой дизайн. В Notion нет ничего лишнего. Это сделано специально, чтобы вы концентрировались на деле и не отвлекались ни на что другое.
Минусы
Нет русскоязычной версии. Весь интерфейс, шаблоны и подсказки в Notion на английском языке. Это существенно усложняет с ним работу тем, кто не учил и не знает английский хотя бы на базовом уровне. Тем более, что часто у других приложений русскоязычные версии есть. Например, у Trello или Evernote.
Платно для командной работы. Если Notion нужен вам для совместного пользования с коллегами, вам придётся за него платить — от 8 $ за человека в месяц. Правда, есть возможность сначала бесплатно протестировать инструмент, чтобы понять, подходит ли он для ваших задач или нет.
Мобильное приложение долго грузится. Пользователи отмечают, что версия для смартфона не такая быстрая, как для компьютера. Поэтому неудобно делать какие-то заметки на ходу: пока приложение откроется, уже всё забудешь. Разработчики Notion регулярно выпускают обновления, чтобы решить эту проблему.
